Záznamom prvého projektu začína vaša práca so stavebným denníkom. V module Projekty sa evidujú okrem iného klienti a ich prístupy do aplikácie.

Združuje tieto agendy:

  • Prehľad projektov
  • Faktúry
  • Dokumenty
  • Klienti

V priebehu používania sa záznam projektu dopĺňa o jednotlivé záznamy, faktúry a najmä fotografie.

Projekt

Prehľad projektov

Evidencia základných údajov o projekte, GPS súradnice pre potreby zamerania dochádzky a zachytenie následných štatistík k projektu.

Pozor: Informácie k projektu vyplňujte starostlivo. Sú zdrojom dát pre export stavebného denníka.

Tip: Ak začínate pracovať saplikáciou a chcete zaobstarať záznamy pre viac vašich projektov, potom ich spracujte hromadným importom.

Import záznam Projektov hromadne

Hromadný import záznamů

Postup:

  1. V otvorenej agende “Prehľad projektov” stlačte tlačítko ”Importovať záznamy”.
  2. V zobrazenom formulári stiahnite vzorovú šablónu s pripravenou štruktúrou dát. Urobíte Povinné polia sú označené hviezdičkou.
  3. Doplnenú a uloženú importnú šablónu načítajte pomocou tlačítka “Import”.

Zmena záznamu

Změna záznamu projektu

Postup:

  1. V otvorenej agende “Projekty – Prehľad projektov” zamerajte riadok projektu.
  2. Stlačte tlačítko “Upraviť záznam a upravte hodnoty záznamu.
  3. Dokončite stlačením tlačítka Uložit.

Odstránenie záznamu

Postup:

  1. V otvorenej agende “Projekty – Prehľad projektov” zamerajte riadok projektu.
  2. Stlačte tlačítko “Zmazať záznam .
  3. 3. Potvrďte hlásenie systému.

Nahrať hromadne fotografie

Táto funkcia umožní nahrať k projektom fotografie z externého úložiska. Jednotlivé snímky sa k projektom zaradia automaticky, vďaka záznamu GPS.

Postup:

  1. V otvorenej agende “Projekty – Prehľad projektov” stlačte tlačítko Nahrát hromadně fotografie.
  2. Zvoľte požadované fotografie z počítača
  3. Dokončite stlačením tlačítka Odeslat.

Pozor: Ak nie je založený projekt nemôžete zadávať úlohy zamestnancom, pretože ich neuvidí.


Jednotlivý projekt

Projekty sú základným prvkom stavebného denníka. Vďaka projektom viete všetko o rozbehnutých stavbách. Faktúry, počasie, fotky - všetko máte pekne pohromade. Skúsime si pridať nový projekt.

Založenie Projektu

Postup:

  1. V hlavnom menu kliknite na ”Projekty – Prehľad projektov” a stlačte tlačítko Přidat záznam.
  2. V zobrazenom formulári ”Základné informácie” doplňte potrebné informácie. Minimálne je nutné zadať Názov a Polohu.
  3. Do záložky ”Zodpovední užívatelia” označte osobu alebo osoby, ktoré budú za projekt zodpovedné. Na tomto mieste sa zobrazujú záznamy zo záložky ”Nastavenia – Užívatelia”. Voľba kľúčovej osoby je povinný údaj.
  4. Na ďalších záložkách záznamu projektu sa evidujú ďalšie záznamy a informácie, na ktoré sa pozrieme nižšie.
  5. Dokončite stlačením tlačítkaUložit.

Záznam projektu je možné kedykoľvek editovať a dopĺňať. V tomto prípade stlačte tlačítko ”Upraviť záznam Upravit záznam v riadku príslušného projektu.

K projektu sa obvykle zakladá stavebný denník. Voľbu založenia označte na záložke ”Základné informácie – Vytvoriť stavebný denník”. Takto vytvorený denník sa zobrazí v module Stavebný denník.

Záložky projektu

Pozrime sa na jednotlivé záložky projektu detailnejšie.

Záložky

Záložka Základné informácie

Prehľad kľúčových informácií o projekte, najmä firmy, účastníci a poloha stavby.

  • Stav – nový projekt začína vždy so stavom aktívny, čo umožňuje vkladať a upravovať záznamy spojené s projektom. Po ukončení prác ide projekt uzamknúť zmenou stavu na “Dokončený”.
  • Zobraziť zamestnancom – ak máte na projekte nejakých zamestnancov, zvoľte “Áno”.
  • Kód stavby* - kód pod ktorým si vediete projekt, automaticky sa číslujú 001, 002, 003, …
  • Názov stavby* - názov stavby, ktorý sa prepíše do stavebného denníka.
  • Klient – meno klienta či firmy, ktoré sa prepíše do stavebného denníka.
  • Generálny projektant – meno projektanta alebo firmy, ktoré sa prepíše do stavebného denníka.
  • Vyhľadávanie na mape – adresa, kde sa projekt nachádza (môžete mať až 4 pozície pri jednom projekte).

Záložka Zodpovední užívatelia

Používatelia aplikácie, ktorí sú zodpovední za tento projekt a jeho správu v aplikáciu. Všetkým vybraným používateľom je tento projekt dostupný.

Záložka Príjemcovia notifikácií

Používatelia aplikácie, ktorí budú systémom upozorňovaní na zmeny pri tomto projekte. Upozornenie používateľ uvidí na nástenke.

Záložka Poznámky

Záložka umožňuje záznam textových poznámok súvisiacich sprojektom. Vloženie poznámky sa vykoná zápisom do textového poľa a uložením zápisu.

Záložka Faktúry

V záložke sa prepisujú / zobrazujú záznamy faktúr zhotovené tu či v agende Faktúry. Faktúru tu môžete do projektu pridať. Ako pridať faktúru sa dozviete v sekcii Faktúry.

Záložka Dokumenty

Evidencia všetkých dokumentov spojených s týmto projektom. Dokumenty je možné tu upravovať, triediť a importovať. Pracovné postupy pre správu dokumentov sa dozviete v sekcii Dokumenty.

Záložka Úlohy

Evidencia všetkých úloh riešených týmto projektom. Na záložke je možné úlohy spravovať a zadávať. Pracovné postupy pre prácu s Úlohami nájdete tu.

Záložka Počasie

V záložke sa prepisujú a zobrazujú aktuálne záznamy o počasí v mieste realizácie projektu. Súčasne sa ponúka predpoveď počasia na nasledujúce dni.

Záložka Fotografie

Všetka obrazová dokumentácia je dostupná na tejto záložke. Umožňuje fotografie nahrať, kategorizovať, zobraziť, stiahnuť do vášho PC a ďalej s nimi pracovať.

Ako pridať novú fotku:

  1. Kliknite na pole “Drop files to upload” a vyberte fotky, ktoré chcete nahrať (môžete tiež fotky do poľa presunúť myšou).
  2. Ak chcete mať fotku v kategórii, vpíšte do poľa “Nová kategória” názov novej kategórie alebo nižšie z rolovacieho zoznamu vyberte už existujúci.
  3. Kliknite na “Uložit”.
  4. Nahrané fotografie môžete rovno zobraziť klientovi pomocou tlačidla “Označiť všetko pre klienta”. Môžete ich tiež označovať jednotlivo pri nabehnutí myši na miniatúru obrázku.

Miniatura obrázku

  1. Vykonané zmeny uložte pomocou tlačítka Uložit.

Sťahovanie fotografií:

  1. Jednotlivé fotky môžete stiahnuť pomocou ikony Stáhnout v náhľade fotografie.
  2. 2. Hromadné stiahnutie fotografií vykonáte pomocou tlačítka “Označiť všetky” a “Stiahnuť fotografie”.

Hromadné stažení fotografií

Zmazanie fotografií:

  1. 1. Vymazanie fotografie vykonáte pomocou ikonySmazat v náhľade fotografie.

Záložka Report projektu

Zo záložky je priamy vstup do modulu Reporty. Viac o reportoch sa dozviete tu.

Ukončenie projektu

Po dokončení projektu je možné ho v systéme uzavrieť až po zaplatení všetkých faktúr připojených k tomuto projektu. pripojených k tomuto projektu. Poznámka: jedná sa o nastavenie faktúry ako "Zaplatené“, nejedná sa o kontrolu platby vykonanej bankou. Projekt ukončíte pomocou kolónky “Stav – Dokončený” či v prehľade projektov pomocou prepínača.

Neaktivní projekt


Faktury

Pre zobrazenie záznamov všetkých faktúr projektov, zvoľte v hlavnom menu “Projekty – Faktúry”.

Pre sťahovanie faktúr z iného systému je potrebné vykonať nastavenie v “Nastavenia - Základné nastavenie” v časti “Sťahovanie faktúr”. Prípadne sa obráťte na našu zákaznícku podporu.

Vaša účtovná kancelária môže mať k záznamom v aplikáciu prístup, ako používateľ s jasne definovaným rozsahom práv a prístupov. Toto nastavenie vykonáte v “Nastavenia – Užívatelia – Užívateľské role”.

Nastavení faktur

Popis nastavenia:

  1. Zobrazenie výpisu – umožňuje užívateľovi zobraziť výpis/zoznam faktúr
  2. Zobrazenie záznamu – umožňuje užívateľovi otvoriť jednotlivé záznamy faktúr
  3. Vytvorenie záznamu – umožňuje užívateľovi vytvárať nové faktúry, nie však
  4. Plná editácia – umožňuje užívateľovi plnú kontrolu nad už založenými záznamami faktúr
  5. Editácia – umožňuje užívateľovi obmedzenú kontrolu nad už založenými záznamami faktúr
    • Editácia: Názov
    • Editácia: Zaplatená
    • Editácia: Vybavená
    • Editácia: Odložená
    • Editácia: Zaúčtovaná
    • Editácia: Dátum zdaniteľného plnenia
    • Editácia: Dátum splatnosti
    • Editácia: OD užívateľa
    • Editácia: PRE užívateľov
    • Editácia: Nový komentár
    • Editácia: Položky
    • Editácia: Dodávateľ
    • Editácia: Dátum prijatia
    • Editácia: Variabilný symbol
    • Editácia: Predmet
    • Editácia: Údaje pre príkaz na úhradu
    • Editácia: Práca so súbormi
  6. Zmazanie záznamu – umožňuje užívateľovi zmazať jednotlivé záznamy faktúr
  7. Log zmien – umožňuje užívateľovi náhľad do histórie zmien faktúr

Zoznam faktúr

Úvodná obrazovka zobrazuje štruktúrovaný prehľad záznamov. Získate tak rýchly prehľad o stave faktúr.

Medzi záznamami je možné filtrovať, najmä faktúry “prijaté/vydané” a v lehote splatnosti za konkrétny projekt. Zmenu vlastností záznamu faktúry môžete vykonať rovno zhlavného prehľadu. Jednoduchým kliknutým na ikonu nastavíte záznam faktúry ako “Vybavená”, “Zaplatená”, “Odložená” alebo “Zaúčtovaná“.

Záznamy faktúr je možné zhotovovať jednotlivo, avšak môžete ich sťahovať hromadne z ERP systému. Importované záznamy z ERP systému sú zvýraznené žltou farbou.

Práca so záznamami

Záznam faktúry obsahuje základné identifikačné údaje o dodávateľovi, jednotlivých položkách faktúry, dátume splatnosti a tiež prepojenie k projektu. Vďaka tomu získate rýchly prehľad o nákladoch projektu.

Základné informácie

Záložka Základné informácie obsahuje tieto informácie:

  • Názov* - tu zadajte názov faktúry pre neskoršiu orientáciu.
  • Zaúčtovaná – stav faktúry.
  • Zaplatená – stav faktúry.
  • Vybavená – stav faktúry.
  • Odložená – stav faktúry.
  • Dátum zdaniteľného plnenia - dátum, kedy bol tovar na faktúre odovzdaný zákazníkovi.
  • Dátum splatnosti – tu nastavíte dátum splatnosti danej faktúry (faktúra po splatnosti bude označená na červeno).
  • Súbory – tu nahrajte požadovanú faktúru (podporované formáty sú PDF, JDG, PNG).
  • Od užívateľa - informácie, kto faktúru založil v systéme Stavario.
  • Pre užívateľa - informácie, pre koho bola faktúra v systéme Stavario založená (objaví sa mu na nástenke).
  • Nový komentár - tu je možné zadávať poznámky a komentáre k faktúre.
  • Položky – tu zadajte položky faktúry, cenu, sadzbu DPH a priraďte k projektu.

Ďalšie informácie

  • Dodávateľ – tu môžete vyplniť dodávateľa/príjemcu faktúry.
  • Dátum prijatia – tu môžete vyplniť dátum prijatia/vystavenia faktúry.
  • Variabilný symbol – pole pre variabilný symbol.
  • Predmet - kolónka  slúžiaca úplne k ničomu.

Údaje pre príkaz na úhradu

  • Debetný účet - číslo debetného účtu
  • Kreditný účet - číslo kreditného účtu
  • Dátum splatnosti - do kedy má byť faktúra zaplatená, po vypršaní dátumu bude faktúra zvýraznená na červeno
  • Názov príjemcu - meno príjemcu faktúry
  • Správa pre príjemcu - poznámka pre príjemcu
  • Variabilný symbol - kolónka pre variabilný symbol
  • Konštantný symbol - kolónka pre konštantný symbol
  • Špecifický symbol - kolónka pre špecifický symbol

Log zmien

V logu zmien sa dozviete históriu všetkých zmien vykonaných v zázname faktúry. Jednoducho teda zistíte, kedy napr. vaša účtovná kancelária označila záznam faktúry ako “Zaplatená” či “Zaúčtovaná”.

Prijatá alebo Vydaná faktúra

Prijaté faktúry vytvoríte s kladnou čiastkou, naopak Vydané faktúry sa tvoria pomocou zápornej čiastky.

Přijaté fakturyVydané faktury

Pridanie nového záznamu

  1. V agende “Faktúry” stlačte tlačítkoPřidat záznam.
  2. V zobrazenom formulári vyplňte údaje:
    1. Základné informácie
    2. Ďalšie informácie
    3. Údaje pre príkaz na úhradu
  3. Dokončite stlačením tlačítka Uložit.

Zmena záznamu

  1. V zozname faktúr zamerajte záznam, ktorý chcete opraviť.
  2. Stlačte tlačítko “Upraviť záznam Upravit záznam.
  3. Vykonajte potrebné zmeny a kliknite na Uložit.

Príprava podkladov pre internetové bankovníctvo – príkazy na úhradu

  1. Označte faktúry, ktoré majú byť stiahnuté do súboru.
  2. Stlačte tlačítko Stáhnout příkazy k úhradě.
  3. Súbor sa stiahne do vášho počítača.

Poznámka: Príkazy kúhrade vychádzajú zo záznamov zadaných v detailu faktúry. Venujte preto pozornosť pri ich zápise.

Stiahnutie prehľadu faktúr vo formáte XLS

Prehľad faktúr k projektu je možné vygenerovať vo formáte XLS. Vytvorená tabuľka obsahuje základné informácie a dáta zfaktúr.

Funkcia Generovať XLS reflektuje rôzne nastavenia tabuľky:

  • Export všetkých záznamov v prehľade
  • Export označených záznamov
  • Export vyfiltrovaných záznamov

Faktúry na nástenke aplikácie

Pri prihlásení do aplikácie sa užívateľovi zobrazí nástenka. Jedna zo záložiek na tejto nástenke zobrazuje práve faktúry k vašim rozpracovaným projektom. Tiež znástenky je možné vykonávať správu faktúr, napr. ju odložiť k neskoršiemu prevereniu. Kliknutím na názov faktúry sa do vášho počítača stiahne príloha záznamu (elektronická podoba dokladu).

Faktury na nástěnce


Dokumenty

V module “Projekty” prebieha správa a zadávanie všetkých dokumentov k vašim projektom. V roletovom menu zvoľte “Dokumenty” pre ďalšie činnosti.

Práca so záznamami

Dokumenty je možné triediť do zložiek podľa typu záznamu. Napríklad zložka Projektová dokumentácia, Rozpočet a Súpisy prác, odovzdávacie protokoly alebo zmluvná dokumentácia.

Zoznam dokumentov je možné upravovať a spravovať. Zložkám môžete určovať poradie tak, aby dôležité dokumenty boli vždy hore a viditeľné. Prehľad dokumentov je možné tiež filtrovať, napríklad všetky nevyriešené dokumenty na jednom projekte.

Přehled dokumentů

Pridanie novej zložky

  1. V agende “Dokumenty” stlačte tlačítko Přidat záznam.
  2. V poli “Typ záznamu” výberom z roletového menu zvoľte “Zložka”.
  3. Vyplňte názov zložky, napr. “Predávacie protokoly”.
  4. Dokončite stlačením tlačítka Uložit.

Zložka má v zozname zvýraznené písmo a je doplnenou značkou “+” pre lepšiu orientáciu.

Složka dokumentů

Pridanie nového dokumentu

  1. V agende “Dokumenty” zamerajte zložku, do ktorej dokument chcete zaradiť.
  2. Stlačte tlačítko “Pridať záznam do zložky Přidat záznam do složky.
  3. V poli “Typ záznamu” zvoľte výberom zroletového menu “Záznam”.
  4. Vyplňte pole “Názov”.
  5. Pole “Vyriešený” nastavte podľa stavu záznamu.
  6. Dátum expirácie zvoľte výberom skalendára.
  7. Pole projekt vyplňte výberom zroletového menu podľa príslušnosti k projektu.
  8. Výberom vášho počítača v poli “Súbory” vyberte konkrétny súbor, ktorý sa nahrá do aplikácie.
  9. Pokračujte voľbou v poliach “Od užívateľa”, resp. “Pre užívateľa (na nástenku)”.
  10. “Pre zamestnance (vytvorí úlohu)” zvoľte výberom zroletového menu.
  11. Do poľa “Nový komentár” môžete zadať textovú poznámku.
  12. Voliteľne vyplňte nastavenie dokumentu pre zobrazenie Klientom.
    • Zobrazovať klientom – Áno/Nie
    • Pre klienta (k podpísaniu) - ktorému klientovi sa má dokument zobraziť na podpis. Tomu bude po uložení záznamu odoslaný e-mail. Dokument sa tiež zobrazí rozhranie aplikácie pre klienta.
    • Emailová šablóna pre notifikáciu klienta pri expirácii – ktorý e-mail sa odošle klientovi pri expirácii dokumentu.
    • Možnosť objednať riešenie - Áno/Nie - zapnutie možnosti objednania riešenia klientom v jeho rozhraní
  13. Dokončite stlačením tlačítka  Uložit.

Pridanie dokumentu do zložky

  1. V agende “Dokumenty” zamerajte zložku, do ktorej dokument chcete zaradiť.
  2. Stlačte tlačítko “Pridať záznam do zložky Přidat záznam do složky.
  3. Vyplňte pole “Názov”.
  4. Pole “Vyriešený“ nastavte podľa stavu záznamu.
  5. “Dátum expirácie” zvoľte výberom skalenára.
  6. Pole “Projekt” vyplňte výberom zroletového menu podľa príslušnosti k projektu.
  7. Výberom vášho počítača v poli “Súbory” vyberte konkrétnu položku, ktorá sa nahrá do aplikácie.
  8. Pokračujte voľbou v poliach "Od užívateľa“, resp. "Pre užívateľov (na nástenku)".
  9. “Pre zamestnancov (vytvorí úlohu)” zvoľte výberom zroletového menu.
  10. Do poľa “Nový komentár” môžete zadať textovú poznámku.
  11. Voliteľne vyplňte nastavenie dokumentu pre zobrazenie klientom.
  12. Ak je požadovaný podpis klienta, vyberte zroletového menu zástupcu. Tomu bude po uložení záznamu odoslaný e-mail. Dokument sa tiež zobrazí vrozhranie aplikácie pre klienta.
  13. Dokončite stlačením tlačítka “Uložit”.

Zmena parametrov dokumentu nad zoznamom

V zozname dokumentov a zložiek môžete pomocou prepínačov nastaviť vlastnosti. Napr. Nastaviť dokument ako Vybavený / Vyriešený. Rýchla a prehľadná je aj správa zobrazovania dokumentov investorom.

Správa zložiek

Zmena poradia zložiek

  1. Zamerajte riadok zložky, ktorú chcete presunúť.
  2. Kliknite na ikonu “Presunúť Přesunout.
  3. V zobrazenom formulári zvoľte v polovici Presunúť voľbu "Pred“.
  4. V ďalšom poli vyberte priečinok, pred ktorým bude záznam presunúť.
  5. Dokončite stlačením tlačítka Uložit.

Zaradenie dokumentu do zložky

Nezaradené dokumenty môžu byť neskôr presunuté do vlastného priečinka.

  1. Zamerajte riadok dokumentu, ktorý sa má presunúť do konkrétneho priečinka. Stlačte tlačidlo “Presunúť Přesunout.
  2. V poli Presunúť zvoľte "Do".
  3. V ďalšom poli vyberte cieľovú zložku.
  4. Dokončite stlačením tlačidla Uložit.

Odstránenie zložky

Upozornění: Tento krok je nevratný a budú odstránené všetky dokumenty v priečinku.

  1. V zozname dokumentov zamerajte priečinok, ktorý chcete odstrániť.
  2. Stlačte tlačítko “Odstrániť Odstranit.
  3. Potvrďte hlásenie programu.

Potvrzení smazání záznamu