Úlohy

Evidencia úloh zadávaných všetkými účastníkmi procesu výstavby. Úlohy môžu vznikať priamo na stavbe prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo aj z webového rozhrania (ERP).

Prehľad úloh

Umožňuje zadávanie nových úloh, zobrazuje prichádzajúce úlohy z mobilnej aplikácie a poskytuje priestor na správu úloh. Úlohy sú rozdeľované na jednotlivých užívateľov - riešiteľa. Môžete mať okamžitý prehľad o tom, kto rieši na vybranom projekte jednotlivé úlohy. Jednotlivé záznamy úloh sú doplnené o chat, v ktorej sa zobrazujú všetky komentáre zapojených účastníkov. Súčasťou záznamu úlohy je aj obrazová dokumentácia.

Záznam úlohy je rozdelený do niekoľkých záložiek, podľa vlastností informácií na kartách.

Prvé informácie o úlohách sú dostupné na nástenke aplikácie. K detailu úlohy sa najrýchlejšie dostanete kliknutím na úlohu. Zamestnanci vidia svoje úlohy, resp. Úlohy, ku ktorým sú priradení. V mobilnej aplikácii je možné zobraziť všetky úlohy alebo zapnúť filter a zobraziť iba “Moje úlohy“.

Farebne sme rozdelili pôvod úloh:

Stavy a riešenia úlohy v systéme:

• Nový
• Rieši sa
• Vyriešené

Zadávanie úloh sa predpokladá najmä z prostredia stavby a zamestnanci ich zadávajú z mobilnej aplikácie. Takýto záznam sa synchronizuje do ERP aplikácie sa stavaný “Nový”. Pokiaľ užívateľ na stavbe v aplikácii nastaví, že je úloha "Rozrobená", potom sa v ERP systéme zobrazuje v stav "Rieši sa".

Ďalšiu editáciu zhotovených záznamov vykonávajte v ERP systéme v prehliadači.

Všetky zmeny, opravy a doplnenie sú evidované na záložke LOG zmien. Prístup k týmto informáciám má administrátor aplikácie. Je umožnená tiež korekcia nesprávne zadaných údajov z aplikácie, napríklad ak zamestnanec nepopíše úlohu dostatočne alebo ju priradí k nesprávnemu projektu.

Pozor: Ak nie je založený projekt nemôžete zadávať úlohy zamestnancom, pretože ich neuvidí.

---

Vytvorenie úlohy a chat

Postup založenia novej úlohy z mobilnej aplikácie

1. Prihláste sa do mobilnej aplikácie pomocou vašich prihlasovacích údajov.
2. Kliknite na menu av ňom vyberte “Úlohy”.

3. Tu vidíte prehľad všetkých úloh, ku ktorým máte prístup. Kliknite na “Vytvoriť novú úlohu”.

4. Vyberte, ku ktorému projektu chcete úlohu priradiť.

5. Vyplňte tieto údaje:
   • “Meno úlohy*” - toto pole je povinné
   • "Vaša správa" - správa, ktorá začne konverzáciu k danej úlohe a vo webovom rozhraní bude vidieť ako "Prvotný popis úlohy"
   • "Priradiť osobe (vyberte)" - priradí správu úlohy užívateľovi, toto pole je povinné
   • “Uzávierka” - zadajte dátum a čas, kedy má byť úloha dokončená
6. Úlohu vytvoríte stlačením tlačidla “Dokončiť”.
7. Aplikácia vás presunie do detailu úlohy, kde môžete s ostatnými komunikovať a posielať fotky.

8. Fotku pošlite pomocou ikony fotoaparátu v pravom dolnom rohu obrazovky.

Postup založenia úlohy z webového rozhrania (ERP)

1. V agende “Úlohy / Prehľad úloh” kliknite na tlačidlo .
2. V záložke “Základné informácie” vyplňte tieto údaje:
   • "Stav" - automaticky sa pri založení nastaví na "Nový"
   • "Úloha" - stručný nadpis úlohy
   • “Prvotný popis” - obsahuje textový popis úlohy zadanej v mobilnej aplikácii, v mobilnej aplikácii je pole označené ako “Vaša správa”
   • "Projekt" - tu úlohu nadviažete ku konkrétnemu projektu
   • "Evidencia majetku" - umožňuje prepojiť úlohu s konkrétnou položkou majetku, napr. Úloha na mimoriadny servis stroja
   • "Zadal zamestnanec" - meno autora úlohy
   • "Zadal klient" - uvádza zástupca klienta, ktorý tento záznam spracoval
   • "Dátum zadania" -
   • "Termín" - prevzatý termín dokončenia z mobilnej aplikácie
   • "Od užívateľa" -
   • "Pre užívateľov" -
3. V záložke “Prílohy” vidíte súbory a fotky nahrané k úlohe. Pri založení úlohy bude záložka prázdna. Prílohy môžete vkladať pomocou chatovacieho okna, resp. pomocou tlačidla “Zvoliť súbory”.
4. V záložke “Zamestnanci” vyberte zamestnancov, pre ktorých má byť úloha priradená.
5. V záložke “Klienti” vyberte klientov, pre ktorých bude úloha viditeľná a budú sa môcť k nemu vyjadrovať.
6. Dokončite kliknutím na tlačidlo .

Princípy používania chatovacieho okna

Chatovacie okno zobrazuje komunikáciu pri riešení úlohy. Chat umožňuje nastaviť distribúciu správ riešenej úlohy vybraným zamestnancom alebo zástupcovi klienta. Výber oslovených zamestnancov a zástupcov klienta vykonáte na ďalších záložkách úlohy.

1. V agende “Úlohy / Prehľad úloh” otvorte záznam, ku ktorému chcete doplniť textovú poznámku.
2. V otvorenom zázname úlohy vyplňte do okna chatu svoje poznámky.
3. Voľbu adresátov správy vykonajte kliknutím na tlačidlo s označením “Zamestnanec” alebo “Klient”. Môžete označiť oboch príjemcov.

4. Pripojte prípadne prílohu výberom z vášho počítača.
5. Dokončite stlačením tlačidla .
6. V chatovacom okne sa farebne zvýrazní pole adresátov správy. Vloženú správu je možné ešte editovať po stlačení tlačidla “Úprava správy ”.
7. Aby sa správa zobrazila zástupcom Klienta je potrebné prejsť do “Úprava správy ” . Rozbaľte blok nastavenia ”Zobraziť správu klientom” a označte zaškrtnutím tie osoby, ktorým má informácie prísť.
8. V bloku nastavení “Zobraziť správu zamestnancom” označte tie osoby, ktorým sa má správa zobraziť.

Toto nastavenie je potrebné vykonať len raz. Od tohto okamihu budú správy odosielané všetkým označeným osobám. V prípade, že chcete nejakého adresáta upraviť, opäť otvorte nastavenie správ.

Príklad

V prostredí mobilnej aplikácie vznikne úloha a je synchronizovaný do prostredia ERP systému. Zamestnanec pri zadávaní vyplní textovo popis úlohy. Tento popis sa zobrazí v chate úlohy v časti "Zamestnanec".

Pre odpoveď všetkým účastníkom zapnite odoslanie správy pomocou tlačidla Zamestnanec, Klient, tak ako je uvedené na ilustratívnom obrázku.

Odoslaná správa sa potom v chatovacom okne zobrazí vo všetkých troch paneloch. Súčasne je odoslaná ako do mobilnej aplikácie príslušnému zamestnancovi, tak do rozhrania klienta.

Nastavenie riešiteľa Úlohy

1. V otvorenej úlohe zobrazte záložku “Zamestnanci”.
2. Označte príslušného zamestnanca.
3. V roletovej ponuke nastavte stav úlohy na “Rieši sa”.
4. Dokončite stlačením tlačidla .

Poznámka

Hoci je možné označiť viac záznamov, odporúčame označovať vždy iba jednu osobu. Tento zamestnanec dostane informáciu o úlohe prostredníctvom mobilnej aplikácie.

Zmena stavu úlohy

Rýchle nastavenie úlohy ako “Vyriešeného” môžete vykonať z prehľadu úloh v rozhraní ERP. Zmerajte riadok na vybranú úlohu. V prvom stĺpci vyberte z roletovej ponuky nový stav.

Úlohy s pravidelným opakovaním

Úlohy môžete tiež zadávať s pravidelným opakovaním na dennej až niekoľkoročnej báze. Pozrieme sa teda, ako založiť takúto úlohu.

1. V agende "Úlohy / Prehľad úloh" kliknite na tlačidlo "Príkazy pravidelného opakovania".
2. V tejto agende “Úlohy / Príkazy pravidelného opakovania” kliknite na tlačidlo “Pridať príkaz pravidelného opakovania”.
3. Vyplňte tieto údaje
   • “Aktívna” - voľba, či má byť pravidelná úloha ihneď aktívna
   • "Interval opakovania" - zvoľte interval, po ktorom sa bude úloha opakovať
   • "Úloha" - tu vyplňte textové zadanie pravidelnej úlohy
   • "Projekt" - výberom z roletového menu vykonáte priradenie k určitému projektu, priradenie k projektu nie je povinné, ak sa jedná napríklad o úlohu všeobecne platnú
   • "Evidencia majetku" - prepojenie pravidelnej úlohy s konkrétnym majetkom, takto môžete zadať napríklad pravidelnú údržbu či čistenie nástrojov
   • "Pre užívateľov (na nástenku)" - tu zvoľte užívateľa aplikácie, ktorému sa táto úloha zobrazí na nástenke ERP
   • “Počiatočný dátum” - dátum začatia opakovania úlohy
4. Prejdite na záložku “Zamestnanci” a označte zamestnancov spoločnosti zodpovedných za vykonanie úlohy.
5. Dokončite kliknutím na tlačidlo .

Zmena pravidelnej úlohy

V otvorenej agende “Úlohy / Prehľad úloh” stlačte tlačidlo “Príkazy pravidelného opakovania” a pokračujte:

1. Na zozname pravidelných príkazov stlačte tlačidlo “Upraviť záznam ”.
2. V zobrazenom formulári na záložke “Základné informácie” vykonajte potrebné zmeny. Pre dočasné pozastavenie opakovania úlohy nastavte “Aktívne” - “Nie”.
3. Dokončite stlačením tlačidla .

Vykonané zmeny v záznamoch sa synchronizujú s mobilnou aplikáciou, akonáhle je dostupné internetové pripojenie.

Nastavenie práv a prístupov pre úlohy

V agende "Nastavenia / Užívatelia" kliknite na tlačidlo "Užívateľské role". V zozname rolí upravte príslušnú rolu do tej miery tak, že v časti “Úlohy” označte alebo zrušte voľby pri funkciách, ktoré jednotlivým rolám chcete umožniť či zakázať.